Elternliste und Datenschutz: wer sie bekommen darf

Bei der Elternliste geht es um Datenschutz, auch wenn sie nur aus Namen und Telefonnummern besteht. Zu Beginn des Schuljahres fragt fast jede neue Elternvertretung dasselbe: Bekommen wir von der Schule eine Liste mit den Kontaktdaten der Eltern? Und dürfen wir eine Telefonliste an die ganze Klasse verteilen? Die kurze Antwort lautet: nicht ohne Weiteres. Die längere Antwort zeigt, wie es trotzdem geht.

Wem gehören die Daten auf der Klassenliste?

Die Schule erhebt Namen, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Eltern, weil sie diese Daten für ihre Aufgaben braucht: um im Notfall anzurufen, um Zeugnisse zuzustellen, um Elternbriefe zu verschicken. Die Rechtsgrundlage dafür ist das jeweilige Landesschulgesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO.

Diese Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO) ist der Kern des Problems. Die Telefonnummer wurde für den Kontakt zwischen Schule und Elternhaus erhoben, nicht dafür, dass andere Eltern sie für die Organisation des Sommerfests nutzen. Wer die Klassenliste weitergibt, verarbeitet die Daten zu einem neuen Zweck. Dafür braucht es eine eigene Rechtsgrundlage.

Darf die Schule die Liste an die Elternvertretung geben?

Das hängt vom Land ab. Einige Schulgesetze und Datenschutzverordnungen für Schulen sehen ausdrücklich vor, dass die Schule der Elternvertretung die Kontaktdaten übermitteln darf, die diese für ihre Aufgaben braucht, teils beschränkt auf Namen und Anschrift. Andere enthalten keine solche Regel. Wo eine ausdrückliche Befugnis fehlt, bleibt nur die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bevor eine Schule eine Liste herausgibt, sollte sie deshalb prüfen, was das eigene Landesrecht erlaubt, und im Zweifel die oder den Datenschutzbeauftragten fragen. Die Datenschutzaufsichtsbehörden mehrerer Länder haben zu genau dieser Frage Hinweise veröffentlicht.

Die Telefonliste für die ganze Klasse

Eine Telefonliste, die an alle Eltern der Klasse geht, lässt sich in aller Regel nur auf eine Einwilligung stützen. Damit sie trägt, muss sie die Anforderungen von Art. 7 DSGVO erfüllen:

• Freiwillig. Wer nicht auf der Liste stehen will, darf dadurch keinen Nachteil haben, etwa indem er wichtige Informationen nicht mehr erhält. Informationen der Schule laufen deshalb nie ausschließlich über die Elternliste.
• Für den bestimmten Fall. Der Zweck wird benannt: „Kontakt der Eltern untereinander in der Klasse 5b im Schuljahr 2026/27“ ist bestimmt, „für schulische Zwecke“ ist es nicht.
• Opt-in, kein Opt-out. Ein vorangekreuztes Kästchen oder Schweigen ist keine Einwilligung (Erwägungsgrund 32 DSGVO). Wer nicht ausdrücklich zustimmt, steht nicht auf der Liste.
• Je Angabe getrennt. Eltern, die ihre E-Mail-Adresse teilen möchten, wollen nicht unbedingt auch ihre Mobilnummer oder Anschrift weitergeben. Eine Abfrage je Feld ist datensparsam (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) und erhöht in der Praxis die Bereitschaft, überhaupt etwas freizugeben.
• Widerrufbar. Wer die Einwilligung zurückzieht, wird von der Liste genommen. Bereits verteilte Papierlisten lassen sich allerdings nicht zurückholen, und das sollte man vorher offen sagen.

Für die Elternvertretung selbst gilt: Sobald sie Kontaktdaten der ganzen Klasse sammelt und verteilt, handelt sie nicht mehr rein privat. Die Ausnahme für persönliche oder familiäre Tätigkeiten nach Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO greift dann kaum. Wer die Liste führt, sollte sie also so behandeln wie die Schule: nur mit Einwilligung, nur für den genannten Zweck, nicht offen im Netz.

Was man nicht tun sollte

Eine WhatsApp-Gruppe mit allen Nummern anlegen. In einer Gruppe sieht jedes Mitglied die Telefonnummern aller anderen, auch die von Eltern, die nie zugestimmt haben. Wer eine Nummer aus der Klassenliste in eine Gruppe einträgt, gibt sie damit an alle weiter und zusätzlich an den Anbieter des Dienstes. Mehrere Kultusministerien untersagen Lehrkräften die Nutzung von WhatsApp für dienstliche Kommunikation oder raten ausdrücklich davon ab. Für eine Gruppe, die eine Elternvertretung privat organisiert, gilt dasselbe Grundprinzip: Wer aufgenommen wird, sollte vorher zugestimmt haben.

Die Liste als offene Tabelle teilen. Eine Tabelle in einem frei zugänglichen Cloud-Ordner ist schnell an Personen weitergeleitet, die mit der Klasse nichts zu tun haben.

Mehr Felder abfragen als nötig. Für den Kontakt der Eltern untereinander braucht es selten die Anschrift, fast nie das Geburtsdatum des Kindes.

Die Liste ins nächste Schuljahr mitnehmen. Dazu gleich mehr.

Löschen am Ende des Schuljahres

Eine Elternliste ist an einen Zweck gebunden, und der Zweck ist an eine Klasse in einem Schuljahr gebunden. Wechselt die Klasse, die Elternvertretung oder das Kind die Schule, entfällt der Zweck. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) und Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO sind die Daten dann zu löschen.

Praktisch heißt das: Zum Schuljahresende wird die Liste gelöscht, auch die Kopie im Postfach der Elternvertretung und der Ausdruck in der Küchenschublade. Für das neue Schuljahr wird die Einwilligung neu eingeholt. Das klingt nach Aufwand, ist aber die einzige Möglichkeit, dass die Liste stimmt: Familien ziehen um, Nummern ändern sich, und wer im letzten Jahr zugestimmt hat, möchte es vielleicht nicht mehr.

Was Sie als Nächstes tun können

Wenn Ihre Klasse schon eine Liste hat: Prüfen Sie, ob für jeden Eintrag eine Zustimmung vorliegt, und nehmen Sie alle Einträge ohne Zustimmung heraus. Wenn Sie eine neue Liste anlegen: Fragen Sie je Angabe einzeln, nennen Sie den Zweck und das Datum, an dem die Liste gelöscht wird.

In Schlaue Schule ist die Elternliste einer Klasse von vornherein ausgeschaltet. Jedes Elternteil entscheidet selbst, ob es darauf erscheint; erst dann sehen andere Eltern der Klasse Namen und Kontaktdaten. Die Einstellung lässt sich jederzeit ändern. Die Zuordnung zu einer Klasse gilt für ein Schuljahr und läuft danach aus. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, eine Telefonnummer muss dafür in keiner Messenger-Gruppe landen.